Muchos autónomos usan presupuesto y factura indistintamente. Pero no son lo mismo, y confundirlos puede causarte problemas con tus clientes o con Hacienda. Aquí te explicamos la diferencia de forma clara.

La diferencia principal

Presupuesto
  • Es una oferta económica antes de hacer el trabajo
  • No tiene efectos fiscales ni contables
  • El cliente lo puede aceptar o rechazar
  • No se ingresa en los libros contables
  • No genera obligación de pago por sí solo
Factura
  • Es el documento de cobro tras realizar el trabajo
  • Tiene efectos fiscales y contables
  • Genera una obligación de pago inmediata
  • Debe incluirse en los libros de IVA
  • Obligatoria para que el cliente deduzca el IVA

¿Qué debe incluir un presupuesto?

No existe un formato legal obligatorio para los presupuestos, pero un buen presupuesto debería incluir:

  • Tus datos y los del cliente.
  • Descripción detallada del trabajo o servicio.
  • Precios unitarios y total (con IVA desglosado).
  • Plazo de validez del presupuesto (normalmente 30 días).
  • Condiciones de pago previstas.
  • Fecha estimada de ejecución.
Consejo profesional: Pide siempre la aceptación por escrito del presupuesto antes de empezar el trabajo. Un WhatsApp con "ok, adelante" puede servir, pero mejor un email o un documento firmado.

¿Cuándo emito la factura?

La factura se emite cuando se produce el devengo de la operación, es decir:

  • Cuando terminas el trabajo o servicio contratado.
  • O bien si recibes un pago por adelantado: en ese caso, normalmente deberás emitir la factura correspondiente al anticipo (con su desglose legal de IVA). Una factura proforma, en cambio, es únicamente un documento informativo y preliminar que no sustituye a una factura fiscal.

Legalmente, debes emitir la factura en el momento de la operación si el destinatario no es empresario ni profesional, o antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya realizado si facturas a empresas o autónomos.

Cómo convertir un presupuesto en factura

Con FacilFactura, convertir un presupuesto en factura es un proceso de 1 clic:

1
Crea el presupuesto con todos los conceptos y precios.
2
Envíalo al cliente por WhatsApp o email directamente desde la app: aprovecha las ventajas de la facturación móvil sobre el terreno.
3
Cuando el cliente acepta, pulsa "Convertir en factura" — se genera automáticamente con el número correlativo correcto cumpliendo todos los requisitos de una factura oficial.

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma es un documento informativo que anticipa cómo será la futura factura — se usa para trámites aduaneros o para que el cliente vea exactamente lo que va a pagar. No tiene valor legal ni contable como una factura oficial.

¿Puedo modificar una factura emitida?

No. Una vez emitida, una factura no se puede modificar. Si hay un error, debes emitir una factura rectificativa (nota de crédito). Y si tras entregar el trabajo sufres demoras de pago, revisa los pasos legales para cobrar facturas impagadas.